Receita clínica: agendamento conversacional sem sistema de agenda

O resultado: o paciente manda "quero agendar" e, em vez de esperar a recepção desocupar, o fluxo responde na hora, coleta procedimento, convênio e preferência de dia e turno, grava tudo em campos personalizados e entrega o pedido completo na fila da Recepção. O humano só olha a agenda da clínica (o sistema que já usa, ou até o caderno) e confirma o horário exato. Importante: não existe integração nativa com Google Calendar ou agenda externa — e esse desenho não precisa dela. A conversa faz a triagem; a confirmação é humana, sempre.

O que você vai usar

• Palavras-chave (agendar, marcar, consulta, horário)
• Flow builder: blocos Conteúdo, Menu, Condição e Ação
• Campos personalizados: procedimento, convenio, preferencia-agenda, data-consulta
• Tags: quer-agendar, consulta-agendada
• Inbox com departamento Recepção

Passo a passo

• 1. (10 min) Crie os campos personalizados: procedimento, convenio, preferencia-agenda e data-consulta. O último fica vazio no fluxo — quem preenche é a recepção, depois de confirmar. O artigo "Tags e campos personalizados: organizando seu funil" mostra onde criar.
• 2. (5 min) Cadastre as palavras-chave que disparam o fluxo: agendar, marcar, consulta, horário e as variações que seus pacientes realmente usam.
• 3. (10 min) Abra o fluxo com um bloco Conteúdo acolhedor: "Oi! Que bom te ver por aqui 💙 Vou te ajudar a agendar. É rapidinho, prometo."
• 4. (15 min) Bloco Menu com as especialidades ou procedimentos da clínica. Cada opção grava a escolha no campo procedimento via bloco Ação.
• 5. (10 min) Segundo Menu: "Você vai usar convênio ou particular?" Se convênio, pergunte qual e grave no campo convenio.
• 6. (10 min) Preferência de horário em dois menus curtos: dia da semana que prefere e turno (manhã ou tarde). Grave em preferencia-agenda. Não prometa horário — você está coletando preferência, não reservando vaga.
• 7. (10 min) Bloco Ação final: aplica a tag quer-agendar e atribui a conversa ao departamento Recepção. Feche com expectativa clara: "Prontinho, {{nome}}! Nossa equipe confirma o melhor horário pra você ainda hoje em horário comercial. 😊"
• 8. (5 min) Combine o fechamento com a recepção: ao confirmar o horário na agenda da clínica, ela preenche data-consulta, troca a tag pra consulta-agendada e responde o paciente. Esse campo alimenta a receita de confirmação anti no-show.

Ajustes finos

• Fora do horário comercial, ajuste a mensagem final: "nossa equipe confirma amanhã cedinho" — expectativa errada gera cobrança.
• Crie a keyword remarcar apontando pra um atalho do mesmo fluxo, pulando direto pra preferência de horário.
• Se o paciente digitar texto livre em vez de escolher no menu, use uma Condição de fallback que escala pra Recepção — nunca deixe a conversa morrer sem resposta.
• No canal Cloud API, lembre que iniciar conversa fora da janela de 24 horas exige template aprovado — veja "A janela de 24 horas e os templates da Meta, explicados".

Dica de operador: trate a dupla data-consulta + consulta-agendada como um contrato entre a recepção e a automação. Se a recepção esquecer de preencher, a régua de confirmação não roda e o no-show volta. Coloque isso no ritual de fechamento de cada agendamento — 20 segundos que salvam a consulta.