Receita clínica: confirmação de consulta que derruba o no-show

O resultado: toda consulta agendada entra numa régua automática de confirmação. 48 horas antes o paciente recebe um menu pra confirmar, remarcar ou cancelar; quem não responde ganha um lembrete em 24 horas; e na manhã do dia da consulta chega o endereço com as orientações de chegada. Quem pede pra remarcar cai na hora na fila da Recepção — a vaga volta pra agenda a tempo de ser reaproveitada, em vez de virar cadeira vazia.

O que você vai usar

• Campo personalizado data-consulta + tag consulta-agendada (da receita de agendamento conversacional)
• Automações agendadas (ações em data e hora)
• Flow builder: Menu, Condição e Ação
• Tags: consulta-confirmada, remarcar, cancelou, faltou
• Inbox com departamento Recepção

Passo a passo

• 1. (5 min) Confirme o pré-requisito: a recepção preenche data-consulta e aplica consulta-agendada em todo agendamento confirmado. Sem isso, nada aqui roda.
• 2. (15 min) Crie uma automação agendada pra 48 horas antes da data-consulta, disparando um fluxo com Menu: "Oi, {{nome}}! Sua consulta de [procedimento] está chegando 💙 Você confirma presença? 1️⃣ Confirmo 2️⃣ Preciso remarcar 3️⃣ Preciso cancelar".
• 3. (10 min) Caminho "Confirmo": bloco Ação aplica consulta-confirmada e responde "Perfeito! Te esperamos. Qualquer coisa, é só chamar aqui. 😊"
• 4. (10 min) Caminho "Remarcar": aplica a tag remarcar e atribui à Recepção com prioridade — "Sem problema! Nossa equipe já vai te ajudar a achar um novo horário." A recepção atualiza data-consulta e a régua recomeça.
• 5. (10 min) Caminho "Cancelar": aplica cancelou, responde com acolhimento ("Tudo bem, a gente entende. Quando quiser reagendar, é só mandar um oi 💙") e avisa a Recepção pra liberar a vaga.
• 6. (10 min) Segunda automação agendada, 24 horas antes: use uma Condição pra enviar só a quem ainda não tem consulta-confirmada. Lembrete curto, sem menu: "Passando pra lembrar da sua consulta amanhã. Se precisar remarcar, me avisa por aqui, tá?"
• 7. (10 min) Terceira automação, na manhã do dia: endereço, ponto de referência, estacionamento e orientação de chegada ("chegue 10 minutinhos antes com um documento com foto").
• 8. (10 min) Pós-falta: combine com a recepção de aplicar a tag faltou em quem não veio. Uma regra de automação dispara no mesmo dia um fluxo de reagendamento sem tom de cobrança: "Sentimos sua falta hoje! Aconteceu algum imprevisto? Posso te ajudar a remarcar. 💙"

Ajustes finos

• No canal Cloud API, as mensagens da régua saem fora da janela de 24 horas — cada uma precisa de template aprovado. No QR não há essa exigência, mas mantenha o volume saudável.
• Consulta marcada pra dali a menos de 48 horas? Deixe combinado que a recepção confirma manualmente — a régua não alcança.
• Procedimentos com preparo (jejum, suspender maquiagem) merecem uma Condição pelo campo procedimento na mensagem do dia.
• Qualquer resposta de texto livre com dúvida deve cair na Recepção — a régua confirma presença, não responde pergunta clínica.

Dica de operador: a mensagem de 48 horas é a que salva a vaga — remarcação avisada com dois dias vira encaixe pra outro paciente. Meça semanalmente quantos responderam "remarcar" nela: cada um é um buraco na agenda que você tapou antes de existir.