Inbox pra times: departamentos, atribuição e notas internas

Enquanto é só você no atendimento, qualquer inbox serve. O problema começa na segunda pessoa: dois atendentes respondendo o mesmo cliente, conversa esquecida porque 'achei que era com você', vendedor respondendo pergunta de suporte. O inbox do Autopilot resolve isso com três peças: departamentos, atribuição e notas internas.

Departamentos: cada assunto no seu lugar

Crie departamentos que espelham sua operação — Vendas, Suporte, Financeiro, o que fizer sentido. Cada membro do time pode pertencer a um ou mais departamentos, e cada conversa pode ser direcionada a um departamento. Quando a conversa tem departamento definido, a atribuição automática só considera atendentes daquele departamento. Pergunta de reembolso não cai no colo do vendedor.

Atribuição: toda conversa tem um dono

• Modo manual: as conversas chegam sem dono e alguém do time puxa. Funciona pra times pequenos e disciplinados.
• Modo automático: o sistema distribui as conversas entre os atendentes elegíveis do departamento, em rodízio, pra ninguém ficar sobrecarregado.
• Só quem está online: dá pra configurar a distribuição pra considerar apenas atendentes online — conversa não morre na fila de quem saiu pra almoçar.
• Reatribuição: qualquer conversa pode ser transferida pra outra pessoa ou outro departamento a qualquer momento.

A regra de ouro: conversa sem dono é conversa perdida. Escolha um modo de atribuição e faça o time respeitar.

Notas internas: conversem sem o cliente ver

Dentro de qualquer conversa, você pode escrever uma nota interna — ela fica registrada na linha do tempo, visível pro time, mas nunca é enviada pro WhatsApp do cliente. Use pra passar contexto na transferência ('cliente já pediu reembolso 2x, cuidado'), registrar combinados ('prometi desconto de 10% se fechar hoje') ou pedir ajuda de um colega sem tirar a conversa da tela.

Dica de operador: transferência sem nota interna é transferência pela metade. Crie a cultura: ninguém passa conversa adiante sem escrever uma nota de 1 linha com o contexto. O próximo atendente não deveria precisar ler 40 mensagens pra entender onde a conversa está.

Problemas comuns

• Conversa não foi distribuída pra ninguém: verifique se existe atendente ativo, com acesso ao inbox, no departamento da conversa — e, se a opção de só online estiver ligada, se tem alguém online.
• Atendente não recebe conversas: confira se o membro está ativo e vinculado ao departamento certo.
• Nota interna foi pro cliente? Não vai. Nota interna nunca sai pro WhatsApp — se o cliente recebeu algo, foi mensagem normal, não nota.